A cura del dott. Diego Occari.
Le disposizioni di vigilanza emanate dalla Banca d’Italia con la Circolare n. 285 del 17 dicembre 2013 (da ultimo aggiornate con provvedimento del 21 novembre 2017) individuano specifiche linee applicative che devono essere rispettate dai collegi sindacali nelle attività di controllo su banche e intermediari finanziari.
Poiché sul collegio sindacale ricade la responsabilità massima del controllo di legalità e di corretta amministrazione dell’intermediario, le disposizioni di vigilanza stabiliscono che allo stesso debbano essere inviate le relazioni delle funzioni di controllo interno. E quindi le relazioni periodiche della funzione compliance, del risk manager e della funzione di internal audit. Le disposizioni di vigilanza precisano a tal fine che la trasmissione delle relazioni deve avvenire direttamente, e quindi senza alcun filtro da parte della Direzione. Con ciò dovendosi anche intendere la sussistenza di un vincolo di riservatezza e reciproca collaborazione tra il collegio sindacale ed i responsabili di controllo interno.
L’estensione della collaborazione tra organi di controllo non è poi limitata al solo intermediario vigilato, ma estesa anche agli organi di controllo delle altre società che compongono il gruppo a cui l’intermediario appartiene, siano esse controllate o controllanti.
A valle delle proprie attività di verifica il collegio sindacale è soggetto da un lato ad obblighi di informativa alla Banca d’Italia relativi alle irregolarità riscontrate, dall’altro ad obblighi di informativa verso l’organo amministrativo, al quale deve comunicare pure le anomalie rilevate, richiedendo l’adozione di idonee misure correttive e verificandone nel tempo l’efficacia.
Qui va compreso che la complessità dell’impianto normativo e della operatività applicabile ad un intermediario finanziario, specialmente ad una banca, è tale per cui nonostante il massimo impegno dell’organizzazione è di fatto sempre inevitabile che si verifichino in qualche area carenze e irregolarità. Le quali devono essere affrontate con impegno e determinazione, dotando l’intermediario di una organizzazione idonea a gestirle. Se quindi l’infallibilità non è di questo mondo, quel che si deve cercare è la migliore operatività e l’adeguatezza della organizzazione a presidiare ed evitare gli errori e le anomalie. E su tale ambito il collegio sindacale ha un ruolo di collaborazione attiva con la governance dell’intermediario. Esso quindi non deve intendersi come un mero segnalatore verso la Banca d’Italia, ma come il primo collaboratore e referente a presidio della compliance e della corretta amministrazione. Ed anzi si ritiene che soltanto nei casi più gravi e rilevanti, ove l’organizzazione non sia in grado di risolvere l’anomalia egli debba procedere a richiedere l’intervento dell’Autorità di vigilanza.
Non è quindi l’errore materiale ed inevitabile da segnalare, ma la carenza e la irregolarità significativa rilevante per la vigilanza. Ed in ciò il ruolo del collegio sindacale assume il suo più alto livello di complessità e discernimento. E richiede la concreta capacità di contribuire alla soluzione dei complessi problemi dell’intermediario, partecipando attivamente anche con un ruolo consultivo alla efficacia del sistema dei controlli interni.
Le disposizioni di vigilanza evidenziano:
– che l’organo con funzione di controllo deve periodicamente verificare la propria adeguatezza in termini di poteri, funzionamento e composizione, tenuto conto delle dimensioni, della complessità e delle attività svolte dall’intermediario; e che
– i componenti del collegio sindacale non possono assumere cariche in organi diversi da quelli di controllo presso altre società che siano parte del gruppo o comunque partecipate in misura rilevante dall’intermediario.
In entrambi i casi si tratta di disposizioni poste a presidio dell’efficacia dei controlli posti in essere dal collegio sindacale.
Infine le disposizioni di vigilanza prevedono che il collegio sindacale deve attuare periodici scambi di informazioni con il soggetto incaricato del controllo contabile. Al fine di assicurarsi del rispetto delle norme sulla regolare tenuta della contabilità e di condividere con esso l’esito della propria mappatura dei rischi.
Lo Studio Occari & Garbo, con il suo corpo di sindaci specializzati in intermediari finanziari è a disposizione della direzione delle banche e degli intermediari finanziari interessate a porre in essere una attività di due diligence finalizzata alla mappatura dei rischi dell’intermediario.