A cura del dott. Diego Occari.
Tradizionalmente i compiti assegnati al collegio sindacale delle società hanno sempre riguardato la regolare tenuta della contabilità e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili e l’esame del bilancio. Tuttavia nel tempo, l’evoluzione normativa, la giurisprudenza e le norme di comportamento emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti hanno esteso le competenze dell’organo di controllo ad una più generale e approfondita attività di vigilanza svolta in merito all’osservazione della legge, dello statuto e dei regolamenti ed al rispetto dei principi di corretta amministrazione
L’evoluzione giurisprudenziale ha ormai chiarito che il dovere di controllo che grava sui sindaci riguarda non soltanto i singoli atti di gestione posti in essere dagli amministratori, ma bensì l’andamento della gestione sociale nel suo complesso. Una attività sensibile questa che deve essere svolta non solo a tutela degli interessi dei soci ma più in generale della legalità su cui devono poter fare affidamento tanto i creditori, quanto gli investitori, i clienti e gli interlocutori della società.
Il collegio sindacale è quindi oggi responsabile di verificare che la gestione sociale avvenga in base a criteri di sostanziale regolarità e per fare ciò deve conoscere la società oggetto della sua verifica, conoscere le norme a cui la stessa è soggetta, mapparne i rischi e verificare con lo scetticismo e la competenza di un buon controllore le diverse aree di operatività.
Tale premessa appare essenziale se si vuole comprendere appieno le disposizioni di vigilanza emanate dalla Banca d’Italia con la Circolare n. 285 del 17 dicembre 2013 (da ultimo aggiornate con provvedimento del 21 novembre 2017) che valorizzano la funzione dell’Organo di Controllo quale “parte integrante del complessivo sistema di controllo interno” della banca, conferendo caratteri innovativi al ruolo di Sindaco, agli ambiti di vigilanza a esso assegnati, alle modalità di relazione del Collegio con gli altri Organi e Funzioni della banca. Disposizioni che vanno lette come guida e punto di riferimento non soltanto per i sindaci di banche, ma anche per tutti coloro che rivestono la carica negli intermediari finanziari.
Il Collegio Sindacale, negli intermediari finanziari e nelle banche, deve operare oggi con un approccio generale risk based, garantendo nel continuo il rispetto delle regole e della corretta amministrazione e dell’adeguatezza, funzionalità e affidabilità del sistema dei controlli interni. Anche promuovendo eventuali interventi correttivi delle carenze e delle irregolarità rilevate dalle funzioni dell’Organismo di Vigilanza ex D. Lgs .231/01.
Le disposizioni di vigilanza chiariscono che per l’importanza che detti compiti rivestono a fini di vigilanza, il TUB (art. 52) ha predisposto un meccanismo di collegamento funzionale con l’autorità di vigilanza: ed infatti il collegio sindacale deve informare senza indugio la Banca d’Italia di tutti i fatti o gli atti di cui venga a conoscenza che possano generare una irregolarità nella gestione della banca o dell’intermediario finanziario, nonché più in generale una violazione delle disposizioni di vigilanza.
Il collegio sindacale di una banca o di un intermediario finanziario è quindi per espressa enunciazione delle disposizioni di vigilanza, parte integrante del complessivo sistema di controllo interno, ed anzi ha la responsabilità ultima di vigilare sulla funzionalità del complessivo sistema dei controlli interni, accertando con le proprie verifiche il corretto funzionamento dei controlli di primo, secondo e terzo livello. Il rispetto delle procedure interne adottate e delle disposizioni di vigilanza in materia. Acquisendo quindi flussi dalle funzioni di risk manager, compliance ed internal audit ed entrando nel merito delle relative relazioni. Nonché ove necessario promuovendo gli interventi correttivi delle carenze e delle irregolarità riscontrate.
Sul collegio sindacale ricade quindi la responsabilità ultima del sistema dei controlli interni della banca e dell’intermediario, e quindi non è ammesso che esso basi la propria attività soltanto sulla reportistica ricevuta dalle funzioni di controllo interno, dovendo essere esso stesso in grado di attuare i necessari controlli. Deve collaborare con le funzioni di compliance, risk manager e internal audit ma deve anche essere in grado di verificarne l’operato, conoscendo bene quindi le disposizioni di vigilanza specifiche applicabili alla banca o all’intermediario verificato.
Le disposizioni di vigilanza non a caso chiariscono che il collegio sindacale può avvalersi delle funzioni di controllo interno per: (i) indirizzare le proprie verifiche; e (2) individuare gli accertamenti necessari da svolgere. E non come spesso purtroppo accade e viene rilevato dalle Autorità di Vigilanza per supplire alle carenze di una propria attività di controllo insufficiente che spesso ingiustificatamente si limita ad una verifica a trimestre, senza ben valutare che il trimestre rappresenta la frequenza minima stabilita dalla legge per le riunioni dell’organo di controllo, mentre la frequenza da attuare non è la minima, ma quella richiesta dalla complessità del lavoro da svolgere.
Il Dipartimento Corporate Finance dello Studio Occari & Garbo, con il suo corpo di sindaci specializzati in intermediari finanziari è a disposizione della direzione delle banche e degli intermediari finanziari per porre in essere una attività di due diligence finalizzata alla mappatura dei rischi dell’intermediario.